Så använder du ChatGPT för att skriva dina mejl mycket snabbare

Att skriva mejl kan ta betydligt mer tid än man först tror, särskilt när formuleringarna behöver vara tydliga, professionella och anpassade efter mottagaren. Med ChatGPT går det att effektivisera stora delar av processen och få hjälp med allt från att formulera ett första utkast till att förbättra ton, struktur och språk. Det innebär inte att du behöver låta AI skriva hela mejlet åt dig. Genom att ge ChatGPT rätt information och tydliga instruktioner kan du i stället använda verktyget som ett effektivt skrivstöd. I den här artikeln går vi igenom hur du kan använda ChatGPT för att skriva mejl snabbare och enklare.

Så skriver du ett första mejlutkast med ChatGPT

ChatGPT kan göra det betydligt enklare att komma igång när du vet vad du vill säga men har svårt att formulera det. I stället för att börja med ett tomt mejlfönster kan du beskriva situationen för ChatGPT och be om ett utkast. Ju mer relevant information du ger, desto bättre förutsättningar får verktyget att skapa en användbar text. Berätta exempelvis vem mottagaren är, vad mejlet gäller, vilken information som ska finnas med och vilken ton du vill använda. Därefter kan du granska förslaget och justera det så att det passar ditt syfte.

Ge ChatGPT rätt information från början

Ett vanligt misstag är att skriva en mycket kort instruktion och förvänta sig ett färdigt mejl som passar perfekt. ChatGPT kan visserligen skapa ett utkast utifrån begränsad information, men resultatet blir ofta mer användbart om du beskriver sammanhanget. Du behöver inte formulera instruktionen perfekt. Skriv helt enkelt vad du vill uppnå och vilka uppgifter som måste finnas med.

Exempel på information som kan hjälpa ChatGPT är:

• Vem som ska få mejlet och vilken relation du har till personen.

• Vad du vill uppnå med meddelandet.

• Vilka fakta, datum eller detaljer som måste finnas med.

• Om mejlet ska vara kort, utförligt, formellt eller personligt.

• Om mottagaren behöver göra något efter att ha läst mejlet.

När ChatGPT har fått den här informationen kan du be om ett första utkast. Du kan exempelvis skriva att du vill ha ett kort och professionellt mejl där du förklarar situationen och avslutar med en tydlig fråga. Det ger verktyget en tydligare riktning än en instruktion som bara säger att det ska skriva ett mejl.

Börja med ett utkast och redigera sedan

Poängen med att använda ChatGPT är inte nödvändigtvis att få ett mejl som kan skickas direkt. Ett första utkast kan i stället fungera som en startpunkt. När du har en färdig struktur framför dig blir det enklare att upptäcka vad som saknas, vilka formuleringar som behöver ändras och vilka delar som kan tas bort. Du slipper därmed lägga lika mycket tid på att skapa texten från grunden.

Om utkastet inte fungerar kan du fortsätta samtalet och be ChatGPT att göra specifika ändringar. Du kan exempelvis be om en kortare version, enklare språk eller en mer direkt formulering. Det går också att be verktyget behålla innehållet men ändra strukturen. På så sätt kan du stegvis arbeta fram ett mejl som bättre motsvarar det du faktiskt vill kommunicera.

Så får du rätt ton och bättre formuleringar

Ett mejl kan innehålla rätt information och ändå kännas fel om tonen inte passar mottagaren. Ett meddelande till en chef kan behöva vara sakligt och professionellt, medan ett mejl till en kollega kanske kan vara mer avslappnat. ChatGPT kan hjälpa dig att anpassa språket efter situationen. Du kan be verktyget att ändra tonen utan att ändra själva budskapet, vilket gör det enklare att experimentera med olika formuleringar innan du skickar meddelandet.

Anpassa språket efter mottagaren

När du ber ChatGPT att skriva om ett mejl bör du vara tydlig med vilken ton du vill ha. Ord som professionell, vänlig, kortfattad, personlig eller formell kan ge en riktning, men du kan även beskriva situationen mer konkret. Om du exempelvis ska följa upp ett ärende kan du be om en vänlig men tydlig formulering som inte uppfattas som påträngande.

Du kan också använda ChatGPT för att göra ett redan skrivet mejl mer lättläst. Klistra in texten och be verktyget identifiera onödigt komplicerade formuleringar, upprepningar eller meningar som kan kortas ned. Det kan vara särskilt användbart när du själv har skrivit ett utkast men känner att språket blivit för långt eller formellt. Du behåller samtidigt kontrollen över innehållet och avgör själv vilka ändringar som ska användas.

Undvik att låta texten bli opersonlig

Även om ChatGPT kan formulera korrekta och välstrukturerade mejl är det viktigt att texten fortfarande låter som du. Ett alltför generiskt språk kan göra att meddelandet känns opersonligt eller överdrivet formellt. Därför är det ofta bättre att använda ChatGPT för att förbättra en text än att okritiskt skicka det första förslaget.

Du kan exempelvis be ChatGPT att skriva mer naturligt, använda enklare språk eller behålla din egen stil. Om du redan har skrivit några meningar kan du be verktyget utgå från dessa och förbättra strukturen utan att förändra ditt sätt att uttrycka dig. Läs sedan alltid igenom resultatet själv. Kontrollera särskilt namn, datum, fakta och formuleringar som kan få en annan innebörd än du avsett.

Så sparar du tid med färdiga ChatGPT-prompter

När du använder ChatGPT regelbundet behöver du inte börja om från början varje gång du ska skriva ett mejl. Genom att skapa några återanvändbara instruktioner kan du snabbt få hjälp med återkommande typer av meddelanden. Det kan exempelvis handla om mötesförfrågningar, uppföljningar, svar på kundfrågor eller meddelanden där du behöver be någon om information. En bra prompt fungerar som en mall där du bara fyller i de uppgifter som varierar från mejl till mejl.

Skapa mallar för återkommande mejl

Om du ofta skriver liknande mejl kan du be ChatGPT att skapa en grundstruktur som passar ditt behov. Därefter kan du återanvända samma instruktion och byta ut namn, datum, ärende och andra detaljer. Det gör arbetsprocessen snabbare och minskar tiden du behöver lägga på att fundera över formuleringar.

En återanvändbar instruktion kan exempelvis ange att mejlet ska börja med en kort sammanfattning, följas av den viktigaste informationen och avslutas med en tydlig fråga eller uppmaning. Du kan även ange en ungefärlig längd och önskad ton. När strukturen fungerar bra behöver du bara ge ChatGPT den information som är specifik för det aktuella mejlet. Det gör verktyget mer användbart i vardagen än om du enbart använder det vid enstaka tillfällen.

Låt ChatGPT hjälpa till med flera versioner

Du kan också spara tid genom att be ChatGPT ta fram flera varianter av samma mejl. Om du är osäker på hur direkt eller formell texten bör vara kan du exempelvis be om en kort, en professionell och en mer personlig version. Då slipper du själv skriva om hela meddelandet flera gånger för att jämföra olika uttryckssätt.

Det är även möjligt att be ChatGPT förkorta ett långt mejl och samtidigt behålla den viktigaste informationen. Ett annat alternativ är att först skriva ned dina tankar utan att försöka formulera dem perfekt och sedan be verktyget strukturera materialet till ett tydligt mejl. På så sätt kan ChatGPT användas både när du vet exakt vad du vill skriva och när du bara har en samling idéer som behöver organiseras.